Sua empresa está preparada para o e-social? Entenda o que é isso!

O gestor de RH já tem mensalmente uma série de obrigações trabalhistas e tributárias a cumprir referente a cada colaborador. São várias guias que devem ser emitidas, impostos a pagar e documentações a serem preenchidas. Entre folhas de pagamento e atestados de saúde há muito para ser gerenciado. Afinal, estas obrigações trabalhistas são de grande responsabilidade e deixar de cumpri-las pode trazer graves consequências para empresa.

São muitas informações que precisam ser compiladas e enviadas para o setor de contabilidade. Por sua vez, o contador informa e faz a devida prestação de contas aos órgãos governamentais. E agora tudo será feito de maneira otimizada. Todo o envio de informações será feito pelo e-social.

E será que sua empresa já está preparada para o e-social? Então, entenda melhor o que é isso! A Vertex irá lhe ajudar neste artigo!

Afinal, o que é o e-social?

O e-social é um banco de dados que será abastecido pelas empresas com informações trabalhistas e previdenciárias de seus colaboradores. Cada órgão e entidade governamental envolvido no programa irá acessá-lo para extrair as informações de que necessita para realizar o trabalho fiscal de sua responsabilidade. O e-social foi criado para centralizar o envio de informações a respeito dos trabalhadores na tentativa de otimizar a fiscalização da prestação de contas feita pelas empresas.O programa já é obrigatório e possui uma séria de especificidades.

Foi criado pelo governo federal em conjunto com os seguintes órgãos e entidades: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Atualmente, as informações relativas ao trabalhador, são mensalmente ou anualmente enviadas de forma separada e agora serão enviadas apenas para o e-social.

O programa vale para todos os tipos de empresa: microempreendedor individual com empregado, empresa de pequeno, médio e grande porte e até o pequeno produtor rural e pretende modernizar o envio de informações.

Entendas as 3 etapas de envio de informações

Há uma variedade de informações que devem ser enviadas e para isto é preciso que a empresa se organize. Afinal, os dados precisam ser entregues corretamente, caso contrário, não serão aceitos pelo sistema. Inicialmente, é preciso fazer um cadastro amplo e completo. Esta é a primeira etapa, veja só:

1ª etapa: chamada de carga inicial objetiva abastecer o banco de dados do governo. Devem ser enviadas informações cadastrais da empresa e funcionário, como: endereço, escolaridade, filiação, jornada de trabalho, duração do contrato, entre outras.

2ª etapa: haverá envio de informações por eventos. Os eventos são situações corriqueiras que acontecem na relação entre empregado e empresa. Como por exemplo: admissão e demissão, férias, acidente de trabalho, entre outros. Ao todo, serão 44 tipos de eventos que devem ser informados através do e-social com detalhamento de datas, motivos, atestados, acordos, etc. Vale lembrar que mesmo que um evento ocorra com mais de um funcionário, o arquivo deve ser enviado de maneira individualizada.

3ª etapa: será feito o envio de dados detalhados da folha de pagamento: salários, comissões, gratificações, descontos, benefícios, recolhimento de impostos, entre outros. Os dados serão enviados até o 2º mês subsequente do processamento do pagamento.

Quais são as vantagens para a empresa?

Atualmente, a empresa tem a obrigação de enviar uma gama de relatórios e formulários. O e-social substituirá este procedimento e o envio de documentos como: GFIP, DIRF, CAGED, RAIS, Livro de Registro de Empregado, CAT (Comunicação Acidente de Trabalho) e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).

Assim, o e-social se tornará uma declaração muito mais simples. Hoje a empresa envia vários formulários, declarações e registos públicos e passará a enviar apenas o e-social.

O que será preciso para implantar o e-social?

Em primeiro plano, é preciso que a empresa se organize e inicie o levantamento de dados. Após tal ação é preciso fazer a verificação destes dados, pois dados conflitantes irão gerar problemas na hora da inserção no e-social. Posteriormente, é preciso que a empresa regularize possíveis pendências, pois o e-social irá controlar de forma minuciosa cada detalhe. E irregularidades podem acarretar em prejuízos financeiros, pois existem multas severas.

Com a organização concluída, é preciso alinhar a equipe de RH e os demais setores da empresa sobre o abastecimento de informações do e-social. A empresa necessitará enviar dados de várias áreas e o prazo é rígido, atrasos são punidos com multa. Assim, a integração da equipe é fundamental.

Por fim, a empresa precisará capacitar o gestor de RH e até mesmo outros gestores para compreender a necessidade para abastecer o banco de dados e até mesmo para utilizar o sistema. Além disso, precisará do apoio de um contador ou empresa de contabilidade gabaritados no programa do e-social para que o envio das informações seja feito corretamente.

Fique atento as obrigações que já passarão a valer em 2016:

O programa começou a ser implantado no país em 2014 e assim iniciou-se um cronograma de ações. Em 2016, alguns itens já começam a valer como obrigação. Fique atento, pois o não cumprimento pode gerar multas. A partir de janeiro de 2016 foram implementadas as seguintes ações:

Em janeiro de 2017 já haverá a substituição da GFIP para as demais empresas e exclusão definitiva da DIRF.

Portanto, é muito importante se programar, pois são muitos dados a serem enviados, os prazos são rígidos e o programa é rigoroso e possui punições de alto valor para quem não cumpre as exigências. As multas variam de R$ 100,00 a R$ 1.500,00 e podem chegar até 0,2% do faturamento do mês anterior.

O e-social estará plenamente ativo em breve e é fundamental já ir adaptando a empresa ao novo sistema. O primeiro passo é começar a fazer o levantamento e a conferência dos dados trabalhistas e previdenciários dos seus funcionários. O sistema da Receita impedirá o cadastramento de trabalhadores se houver inconsistência nos dados fornecidos. E este levantamento já é bem complexo, além disso é preciso entender e aprender a usar o sistema para facilitar o processo no momento da entrega de dados.

Lembre-se que a entrega única e centralizada de informações facilitará, e muito, a busca de irregularidades, por parte do governo. Como, por exemplo, prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes. Portanto, o trabalho precisa ser feito com atenção e com qualidade.

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Este artigo foi escrito por Vertex Seguros

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